Agilizamos y automatizamos los procesos de negocio de Tropical Organic Growers desarrollando un sistema de trazabilidad de sus productos y operación logística
Cliente
Sector
Agrícola Industrial
Metodología
Discovery
Behavioral Process Design
Process Automation
Business Intelligence
El desafío
Repensar los procesos para automatizarlos
Tropical Organic Growers (TOG) es una empresa dedicada a la agricultura sostenible, con la producción y venta de frutas tropicales orgánicas, principalmente banano orgánico.
TOG, cuenta con una visión innovadora y tiene el desafío de institucionalizar y profesionalizar la industria agrícola, una industria poco madura digitalmente. Al tratarse de una empresa relativamente nueva y con planes de crecimiento, estaban buscando una nueva forma de organizarse que les permitiera eliminar las fricciones entre los diferentes puntos de contacto para conseguir ser más ágiles. Su meta era optimizar sus procesos y automatizarlos para aumentar la productividad y ayudar a los equipos a ser más eficientes con su trabajo.
Al plantearse la automatización de los procesos, contaban con un doble objetivo:
Trazabilidad del producto: Desde las fincas en las que se produce hasta su entrega al cliente y el servicio de post venta. Contar con estos datos les permitiría ser más ágiles en investigar las problemáticas que pueden surgir en el proceso.
Mejorar la planeación de sus procesos operativos: En esta industria hay cambios constantes en función del clima. Resulta básico entender la productividad diaria en cada una de las fincas para anticiparse a posibles carencias o sobreproducción.
En este contexto, contactaron con Multiplica para abordar estratégicamente la automatización de sus procesos, repensar los procesos actuales y encontrar la mejor plataforma de automatización para sus necesidades técnicas.
“Al iniciar el proyecto, resultó clave la mentalidad abierta de TOG y su disponibilidad a repensar sus procesos –hasta el momento muy manuales y flexibles– para establecer puntos de contacto y acciones que se debían cambiar para adaptarse a las necesidades de un proceso automatizado”.
Qué hicimos
Creación de los diagramas SIPOC
Empezamos el proyecto con una fase de Discovery con el objetivo de entender cuáles eran los stakeholders clave, definir claramente las expectativas y las metodologías de trabajo.
A partir de allí, hicimos el levantamiento de los procesos actuales de TOG para entender en profundidad todos los elementos que intervienen en cada uno de ellos.
Debido a su complejidad, para realizar el mapeo, los segmentamos en 4 procesos clave:
- Planeación: Genera las órdenes estratégicas de las tareas para cada uno de los otros procesos clave.
- Fincas: Se encargan del corte de la fruta, del empaquetamiento y el armado de las tarimas para su envío en contenedores hacia el CEDIS (Centro de Distribución).
- CEDIS: Reciben el producto de las diferentes fincas, lo almacenan en cámaras refrigeradas y lo preparan para su embarque hacia el cliente final.
- Logística: Son responsables del proceso de salida del producto del CEDIS hasta que se entrega al cliente.
Posteriormente, elaboramos los diagramas SIPOC (del inglés Suppliers, Input, Process, Output y Client) que nos permiten trazar un proceso a través de la documentación de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. De este modo, obtenemos un diagrama de flujo en el que tenemos las áreas y personas involucradas en cada etapa del proceso.
Con la definición de estos diagramas, elegimos la plataforma con la que vamos a realizar la implementación. Desde Multiplica, para cada proyecto elegimos la plataforma más adecuada considerando factores como la complejidad de los procesos, el tamaño de la empresa, su precio y las funcionalidades que tiene, entre otros.
El requisito para TOG era encontrar una plataforma que pudiera integrarse totalmente con su plataforma de SAP sin tener que migrar a otra plataforma. El proyecto requería de un elevado nivel de personalización sin costes excesivos en el uso de licencias, además de funcionalidad en móvil para todo el personal. Por este motivo nos decidimos por Zoho Creator.
Diseño e integración de la plataforma
A partir de allí, diseñamos la plataforma desde el behavioral design, teniendo en cuenta la falta de experiencia del usuario final en el uso de plataformas, y creando una interfaz y unos procesos muy intuitivos, para que la curva de aprendizaje de uso fuera muy rápida y se pudiera trabajar con autonomía.
De este modo, realizamos la integración con su plataforma SAP trabajando codo a codo con el equipo de IT de TOG, para generar los formularios, conexiones de información, interfaz y validaciones, entre otras funcionalidades. Y a su vez, la integramos con Zoho Analytics para poder recopilar y analizar los datos. Esta herramienta –idónea para el análisis de inteligencia de negocio– permite crear tableros, reportes y gráficos que facilitan la toma de decisiones y mantienen el flujo de información en el lugar y momento en que se necesita.
Posteriormente, definimos un perfil clave en la compañía para realizar el rol de champion en el equipo destinado a hacer un seguimiento de la usabilidad de la plataforma, las capacitaciones al equipo y asegurar el correcto uso de la misma.
El requisito para TOG era encontrar una plataforma que pudiera integrarse totalmente con su plataforma de SAP sin tener que migrar a otra plataforma. El proyecto requería de un elevado nivel de personalización sin costes excesivos en el uso de licencias, además de funcionalidad en móvil para todo el personal. Por este motivo nos decidimos por Zoho Creator.
Aprendizaje clave
La importancia de diseñar un modelo de datos completo que nos ha permitido analizar la información que teníamos disponible y buscar la forma de orquestarla en la plataforma.
Optimizamos nuestra metodología de trabajo para proyectos de marketing automation con 4 fases claras: inmersión, propuesta estratégica, integración de soluciones de datos e implementación.
Resultados
Andro Mejia,
Gerente de Desarrollo de Negocio en TOG
Destacamos
Empatía con el usuario.
Desde una visión user-centric para profesionales no acostumbrados al uso de plataformas digitales.
Apertura al cambio.
Trabajando con flexibilidad por nuestra parte y la del cliente para adaptarnos a los cambios que fueron surgiendo.
Agilidad de las tecnologías.
Implementando tecnología low-code para tener una aplicación personalizada y amigable.