Cada vez más empresas suman a sus grupos de trabajo una nueva serie de asistentes robóticos, encargados de resolver las tareas más repetitivas y menos creativas. Así, se aceleran las operaciones, se reducen los costos operativos y se optimizan los tiempos de entrega. En definitiva, estos nuevos compañeros ayudan a tomar decisiones más acertadas, seguras y veloces. ¿Qué es el RPA y cómo puede ayudar a tu organización? ¿Por qué es importante empezar cualquier proyecto de automatización desde un diagnóstico de los procesos de la empresa?
Robototic Process Automation (RPA, por sus siglas en inglés) es una tecnología de automatización de procesos basada en robots de software, que se encargan de resolver aquellas tareas repetitivas y menos productivas en una empresa.
Estos robots funcionan con una misma estructura, compuesta por dos partes. La primera son los datos estructurados, provenientes de distintos inputs —como bases de datos, formularios, o archivos—; y la segunda es la lógica de procesos, basada en reglas o condiciones, capaz de pensar y tomar decisiones, en consecuencia a los datos recibidos.
RPA es un complemento al trabajo humano, ya que permite a los colaboradores humanos focalizar su tiempo y sus esfuerzos en tareas más complejas y que requieren de mayor creatividad para agregar valor al equipo. Además, facilita el centrarse en resolver problemas, crear nuevas estrategias y proponer mejoras a la organización.
De acuerdo con cifras de Statista, se anticipa que el mercado global de RPA crecerá a más de 13 mil millones de dólares hacia 2030, lo que representa un incremento de más de 12 mil millones, en comparación con 2020. En adición, según la misma consultora, en 2020 el proveedor de RPA más popular fue UiPath, con un 29% de elección por parte de los encuestados. Le sigue Microsoft, a través de la firma Softomotive, con el 23%.
5 ventajas de implementar RPA
1. Ahorro de tiempos de operación
Hasta ahora, tareas como validar la información de un formulario o dar de alta a nuevos clientes y proveedores era una labor que llevaba mucho tiempo. No obstante, gracias a los RPA, las organizaciones pueden reducir las entregas hasta un 90%, ya que todo se hace de manera más automatizada y veloz.
2. Reducción de errores
A diferencia de los humanos, es muy poco probable que un algoritmo de este estilo se equivoque. Por ende, la calidad del trabajo crece de manera exponencial y se vuelve más confiable.
3. Aprovechar el mundo digital que ya existe
Los RPA son, desde su concepción, “nativos digitales”. Y si bien los humanos nos hemos vuelto expertos en manejar herramientas digitales, lo cierto es que los robots son capaces de entenderlas y utilizarlas de una forma más eficaz.
4. Mejor sincronización con las herramientas
Los RPA toman decisiones más eficientes y seguras, basadas en datos estructurados que provienen de distintas fuentes digitales. Así, esas distintas “entradas” de información pueden ser aprovechadas de la mejor manera y sin confusiones.
5. Espacio para la innovación
Estos robots pueden ocuparse de distintas cargas laborales y combinarse con otras tecnologías, tanto de Inteligencia Artificial como de Machine Learning para ser cada vez más autónomos. Al crear una fuerza laboral que trabaja 24 horas, los 7 días de la semana, que es capaz de aprender exponencialmente, se pueden crear nuevos productos, soluciones, procesos y procedimientos que antes ni siquiera estaban en la mente de las personas.
Diagnóstico de Automatización
“Para identificar mejor en qué estadío de automatización se halla una organización, desde Multiplica Lite ofrecemos el servicio de diagnóstico gratuito.”
Es importante tener en cuenta que siempre que se vaya a aplicar tecnología, si se hace en un proceso eficiente, se va a maximizar la eficiencia. Por el contrario, si es ineficiente, es bastante probable que se magnifique dicha ineficiencia.
Por tanto, el primer paso para cualquier proceso de automatización, será elaborar un diagnóstico para conocer en qué estado se encuentra la organización en cuanto a sus procesos se refiere y tomar las mejores decisiones en el camino de la automatización.
El camino hacía la automatización, implica seguir siete pasos:
- Diagnosticar y entender las capacidades, de manera realista y sincera.
- Documentar los procesos, priorizando los urgentes y críticos.
- Analizar y definir las oportunidades y necesidades puntuales, de forma sostenible en el tiempo.
- Involucrar al equipo, para que sean parte del cambio de una forma amigable y exitosa.
- Desarrollar e implementar una solución digital, integrable con lo que ya existe.
- Comunicar y capacitar a las personas, para guiarlos en cómo deben cambiar la operatoria cotidiana de sus procesos.
- Medir los resultados y encontrar mejoras, para seguir optimizando el proceso de automatización.
¿Cómo implementar RPA?
Un proyecto de RPA tiene su propia lógica y pasos. Multiplica Lite, en partnership con UiPath, establece una serie de cuatro movimientos para realizar este tipo de implementaciones.
1. Definir qué se quiere automatizar
No se puede mejorar aquello que no está establecido. Asegurarse que la base de las actividades y recursos para cierto objetivo estén claras y bien determinadas es el primer paso del éxito.
2. Conocer dónde va a vivir el algoritmo
El robot deberá manejar bases de datos, emails, formularios y/o aplicaciones. Por eso, es fundamental saber en qué ecosistema se va a estar moviendo, para saber qué herramientas va a modificar y desde donde va a tomar dichos datos.
3. Realizar un flujo de trabajo
Dependiendo de las acciones y de las herramientas que se utilizan, se pueden generar líneas de código programables, para que el robot lleve a cabo las acciones para las que fue creado. Aquí es donde UiPath aporta su plataforma, que une las acciones con las herramientas del proceso.
4. Disponibilizar el robot a los humanos
De esta manera, los tomadores de decisiones pueden obtener resultados y hacer visibles esos datos a distintos grupos de usuarios, según su perfil, grado de responsabilidad o área.
Robots que hacen la vida más fácil
En Multiplica Lite hemos ayudado a una empresa dedicada a la atención médica online a automatizar un proceso de validación de nuevos doctores que se suman a su plataforma. La compañía necesitaba validar que los candidatos fueran, efectivamente, las personas habilitadas para el cargo.
“Gracias a un RPA encargado de analizar y validar la documentación, el tiempo de validación de las postulaciones se redujo de 24 horas a 5 minutos.”
¿Te gustaría que realizáramos un diagnóstico gratuito de los procesos de tu compañía? Si quieres saber más sobre cómo implementar RPA en tu organización, te invito a contactar conmigo a través de LinkedIn
En Multiplica Lite somos expertos en moldear a la tecnología para el negocio y no al revés. Nos encargamos de (re)diseñar y automatizar procesos internos con tecnología simple y poniendo siempre a las personas en el centro de las soluciones, tal como lo hemos hecho con la Industria Automotriz. Además, te invitamos a escuchar nuestro podcast Lite Talks: a podcast for business automation.